Konsep Lean Management (Lean Thinking)

Oleh : Palimirma

Ada satu pemikiran dalam memandang lean thinking yang isinya adalah sebagai berikut: bahwa sebuah sistem manufaktur itu seperti aliran air, dimana tentunya kita ingin aliran air tersebut menjadi lancar, tanpa hambatan. Kemudian kita juga ingin dengan mudah kita bisa mengatur volume air tersebut sehingga ketika kita membutuhkan air dalam jumlah sedikit atau banyak, tanpa mengganggu kelancaran air tersebut.

Dalam memahami konsep Lean Management ini akan lebih mudah dengan jalan memandang dan memperhatikan dari mana air mengalir. Air mengalir dari atas ke bawah menunjukkan efisiensi dan efektivitas yang optimal dari sebuah hal yang natural terjadi akibat gaya gravitasi. Anda bisa mempercepatnya dengan memberikan tekanan tetapi jika terlalu tinggi tekanan yang diberikan maka pipa penyalur air bisa retak dan pecah. Manufaktur juga sama, jika anda terlalu memaksa kecepatan tanpa mempertimbangkan kemampuan, maka suatu saat akan terjadi kegagalan.

Tentunya untuk mendapatkan aliran yang lancar ada beberapa prinsip utama yang harus anda perhatikan antara lain:
1. Produksilah hanya yang dibutuhkan oleh konsumen akhir, tidak lebih dan tidak kurang.

Dibutuhkan berarti memiliki nilai tinggi (value), nilai ini tidak ditentukan oleh siapapun lainnya kecuali konsumen. Bukan oleh pemilik perusahaan, pemerintah atau lainnya, tetapi oleh konsumen. Sederhana saja kalau dalam sebuah aliran air kita memberikan kerikil, padahal yang dibutuhkan adalah hanya air, apakah berarti kita telah berjasa kepada pelanggan karena memberi bonus kerikil?
Ada banyak dimensi berlaku disini, dimensi kuantitas (the right amount), dimensi kualitas (the right quality), dimensi tempat (the right place) dan the dimensi waktu (the right time-delivery).
Konsep sederhana tetapi membutuhkan kompleksitas tinggi karena berarti anda harus:
• Secara terus menerus anda harus mengetahui apa yang diinginkan konsumen (yang cenderung berubah seiring dengan waktu) terhadap semua dimensi disebutkan diatas.
• Anda harus menyiapkan diri dengan fluktuasi permintaan konsumen, terutama pada industri yang memiliki tingkat kompetisi tinggi. Disinilah konsep flexible manufacturing system dan toyota production system berfokus pada awalnya. Kemampuan untuk memindahkan kelebihan kapasitas ke berbagai produk yang memiliki pangsa pasar berbeda. Toyota terkenal mampu memproduksi beberapa jenis kendaraan merk toyota berbeda dalam satu line produksinya. Ditambah pula pasar Toyota yang sudah mengglobal sehingga penurunan permintaan pada suatu negara bisa diambil oleh oleh peningkatan pada negara lain. Analisa proses sangat berperan disini karena anda harus secara terus-menerus atau secara berkala mencari the right way, termasuk didalamnya mencari apakah proses tadi telah dihitung secara biaya dengan tepat (the right cost).
2. Pastikan tidak ada gangguan apapun dalam aliran produksi anda.

Mirip air dalam sebuah selang: jika selangnya penuh lumut, terhambat dengan adanya kotoran maka otomatis aliran air akan terhambat.
3. Semakin sedikit dan semakin lurus jalur yang dilewati oleh air maka kecepatan air akan bertambah.

Jangan sering berpindah-pindah. Buatlah operasi yang tinggi jumlah produksinya berurutan berdekatan. Jika tidak memungkinkan dipindah, bagaimana menggunakan alat-alat pemindah material (material handling equiptment) yang tepat.

Jadi Lean Management sering diartikan sebagai “The Continuing Effort to eliminate all waste“ yaitu usaha yang terus menerus dilakukan dalam usaha untuk menghilangkan semua pemborosan yang terjadi.

Waste atau pemborosan yang dikenal sebagai “muda” dalam bahasa Jepang, awalnya dikenal terdiri atas 7 “muda”, bayangkan mempunyai 1 pasangan saja terkadang sudah repot ini minta 7 pasangan. Bahasa singkatnya: produce in the right amount, the right time, the right place with the right process:
1. Overproduction

Jangan memproduksi lebih dan kurang dari yang dibutuhkan baik produksi akhir maupun produk antara. Pada industri jasa, overproduction berarti waktu, jangan memakan waktu lebih atau kurang dari yg dibutuhkan konsumen. Kecuali konsumen memang memberikan nilai lebih jika memang lebih cepat, artinya konsumen telah berubah preferensinya terhadap the right time.
2. Waiting

Jangan ada waktu menunggu buat apapun. Sebagai contoh kalau anda sangat ingin ke WC apakah menunggu menjadi opsi? Pada industri jasa menunggu waktu login komputer, menunggu telpon diangkat atau disalurkan dsb. Sebagai contoh pemborosan yang terjadi.
3. Excess Transportation

Kurangi jarak antar proses yang berdekatan. Pada industri jasa ilustrasi terbaik adalah birokrasi yang berbelit dan harus melewati meja-meja yang tidak memberikan nilai lebih. Proses yang harus melewati lantai-lantai kantor yang berbeda padahal sering dilakukan juga merupakan kategori ini.
4. Excess Processing

Proseslah apa yang perlu diproses yang memberikan nilai tambah kepada konsumen akhir. Di dalam bisnis Jasa misalnya : mengetik ulang, draft dokumen yang terlalu banyak
5. Inventory  

Diberi nama uang mati, karena tidak memberikan manfaat apapun karena tidak digunakan. di Jasa: dokumen menumpuk yang nggak direview atau disetujui dsb.
6. Motion  

Saya suka mengistilahkan ini sebagai Tai Chi, gerakan kerja secukupnya dan harmoni dengan alam tapi menghasilkan efek yang luar biasa, misalnya dengan memanfaatkan gravitasi untuk memindahkan barang. Pada jasa, ini mencakup aliran di ruang kerja, rak file dsb.
7. Defects  

Ini adalah pemborosan. di Jasa ini mencakup laporan yang tidak sesuai dengan standard akibat kurang disosialisasikan standardnya.

Dari ke 7 waste diatas ada lagi versi 9 waste yang merupakan penambahan 2 aspek yang berkaitan dengan pemanfaat sumber daya yaitu untapped resources (tidak digunakan semaksimal mungkin) dan mis-used resources (tidak tepat digunakan). Di jasa ini termasuk underutilized people atau background pegawai yang tidak sesuai dengan tugas yang diberikan.

Strategy Kepemimpinan

Oleh : Ria Felissa

Topik mengenai pemimpin memang tiada habis untuk dibicarakan. Sampai pernah muncul jargon di masyarakat: Lebih baik mana, menjadi pemimpin atau pimpinan? Kata atau istilah Pemimpin selalu terdengar karena pasti selalu ada dalam sebuah komunitas, perhimpunan, organisasi, sebuah lembaga ataupun sebuah pergerakan. Warna atau corak kepemimpinan sangat di tentukan oleh kepribadian sang pemimpin karena seorang pemimpin memiliki pengaruh yang luar biasa. Pengaruh di sini bisa dari 2 sisi yang ekstrim, pengaruh positif atau negatif,  membawa dampak keberhasilan atau kehancuran. Dan tidak sedikit gerak gerik atau keputusan pemimpin menimbulkan pro-kotra. Karena itu penting sekali bagaimana seorang pemimpin sebaiknya bersikap.

Orang lain akan menilai bagaimana watak sang pemimpin sewaktu ia memimpin organisasinya, bagaimana kinerja dan karya yang ia hasilkan sebagai seorang pemimpin, apakah ia berhasil memimpin anggota timnya dan seterusnya.
Menurut Daniel Goleman (seorang penulis dengan salah satu buku yang terkenal adalah Emotional Intelegence), seorang pemimpin harus memiliki visi, mampu mendidik, mengedepankan keharmonisan dan kerja sama, di samping itu mampu menghargai pendapat orang lain, mampu memberikan contoh dan tindakan serta tegas dan berani dalam mengambil setiap risiko.

Goleman berpendapat, pemimpin ideal adalah seseorang yang mampu menerapkan semua hal sesuai dengan kebutuhan secara benar dan tepat

Salah satu kekuatan kepemimpinan adalah kemampuan untuk memimpin diri sendiri, sebelum memimpin orang lain.
Bila Anda gagal memimpin diri sendiri, maka Anda tidak akan pernah menjadi pemimpin, tapi mungkin hanya menjadi pejabat dengan kekuasaan dan kekuatan yang tidak akan dicintai pengikut Anda. Memimpin berarti Anda wajib memiliki integritas untuk memberikan contoh dan perbuatan terbaik yang bisa mendatangkan reputasi dan kredibilitas buat diri Anda.

Caranya, perkuat kompetensi dan kualitas kepemimpinan Anda untuk meraih sukses, miliki keyakinan bahwa Anda mampu menciptakan sukses; singkirkan semua kebiasaan buruk yang mungkin menjadi penghambat hubungan baik Anda dengan orang lain dan bertindaklah dengan etika yang menjunjung tinggi kebenaran.
Pemimpin terbaik selalu tahu diri untuk bersikap dengan kekuatan kreatif, strategis, inovatif dalam logika yang diperkuat oleh kecerdasan emosional, intelektual, dan spiritual. Artinya, pemimpin harus bersikap secara profesional, dan bekerja dengan menghasilkan komunikasi yang berkualitas dengan semua pihak. Seorang pemimpin adalah seorang yang menuntun sesuatu yang ia pimpin untuk mencapai sebuah tujuan yang telah ditetapkan pada awalnya

Dari pengertian-pengertian tersebut, benarkah kita sudah memimpin?
Ini pertanyaan yang seringkali kita sampaikan atau kita dengarkan pada banyak orang yang secara formal memimpin.
Terus terang banyak orang yang merasa dirinya sudah menjadi pemimpin karena merasa sudah dapat menjelaskan semua argumentasinya dalam rapat bersama orang-orang yang dipimpinnya.
Atau ketika sudah memerintah orang lain, kemudian melakukan evaluasi, pengarahan, penghargaan atau sebaliknya disiplin/hukuman.
Memang hal tersebut di atas merupakan bagian dari pekerjaan memimpin.
Akan tetapi fakta penting yang perlu di ingat adalah bahwa kepemimpinan menghasilkan suatu pengaruh, sesuatu yang secara nyata dirasakan manfaatnya oleh orang-orang yang Anda pimpin baik secara materi, atensi, moralitas serta ilmu sebelum dan selama anda memimpin.

Ada beberapa aspek yang merupakan sumber kekuatan bagi seorang pemimpin, di antaranya yaitu :
Perasaan Takut.
Pemimpin mengandalkan diri pada perasaan takut dari orang-orang yang dipimpinnya. Pemimpin seperti ini cenderung otoriter, selalu memaksakan kehendak dan menganggap dirinya yang paling benar. Mereka yang berseberangan langsung dicap menentang kepemimpinannya dan mendapat ancaman atau hukuman.

Keahlian
Kekuatan pemimpin bersumber dari keahlian dan pengetahuannya.
Ia memimpin karena ia memang ahli dan memiliki pengetahuan yang mumpuni serta memiliki semangat untuk selalu melayani dan memperjuangkan kepentingan publik.

Identifikasi
Kekuatan pemimpin berasal dari identifikasi para pengikut dan pendukungnya. Identifikasi itu bisa timbul karena faktor-faktor seperti keturunan, ketampanan, pendidikan, kekayaan dan sebagainya.

Kharisma
Pemimpin yang mempunyai sumber kekuatan dari kemampuan luar biasa dalam menciptakan perubahan-perubahan mendasar terhadap kepercayaan, persepsi, nilai dan tindakan mereka yang dipimpinnya. Pemimpin seperti ini dinilai sebagai agen kunci dari perubahan social (agent of change) yang mentransformasikan masyarakat melalui ucapan dan perbuatannya
Seorang pemimpin sudah seyogyanya menjadi pelayan bagi orang-orang yang dipimpinnya.
Semakin besar dan bagus pelayanan yang diberikan, tentu maka semakin tinggi nilai seorang pemimpin di mata “pengikutnya”.

Ken Blanchard dan Mark Miller dalam bukunya yang berjudul “The Secret – Rahasia Kepemimpinan” menjelaskan konsep SERVE yang terdiri dari :
S – See the future (melihat masa depan)
E – Engage and develop others (melibatkan dan mengembangkan orang lain)
R – Rein vent continuously (perbaikan yang terus-menerus)
V – Value result and relationship (makna dari hasil dan hubungan)
E – Embody the values (mewujudkan nilai-nilai)

S – See the Future (Melihat Masa Depan)
Seseorang dengan stampel pemimpin harus mampu melihat dirinya di masa depan.
Ingin menjadi seperti apa ia 10 tahun, 20 tahun, atau bahkan 50 tahun ke depan. Impian akan masa depan ini akan menuntun perjalanan mereka untuk mencapai tujuan. Pada akhirnya, seorang pemimpin yang ‘melihat masa depan’ akan dengan senang hati bersedia untuk membantu orang lain yang berada di bawah ‘pimpinannya’.

E – Engange and Develop Others (Melibatkan dan Mengembangkan Orang Lain)
Terdapat dua hal dalam proses ‘melibatkan dan mengembangkan orang lain’ yang harus dijalani seorang pemimpin, yaitu :
1. Memilih orang yang tepat untuk tugas yang tepat, itu berarti mempunyai ‘pemain-pemain yang tepat dalam suatu tim.
2. Melakukan yang diperlukan agar orang-orang yang Anda libatkan dapat bekerja dengan effektif

R – Rein vent Continuously (Penemuan Kembali secara Terus-Menerus)
Seorang pemimpin harus selalu bersemangat untuk terus berinovasi. Dia harus pandai menemukan sesuatu baru yang dapat di tingkatkan atau improve. Caranya di mulai dari diri sendiri  seperti bagaimana ia belajar untuk menjadi seorang pemimpin yang baik, apa yang harus dilakukan agar anggota tim menjadi lebih baik, dll.
Perbaikan kedua adalah dalam sistem dan proses.
Bagaimana cara terbaik untuk melakukan pekerjaan tersebut, perubahan apa saja yang dapat meningkatkan kemampuan melayani dari tim ini, dll.
Hal terakhir agar perbaikan terus berkelanjutan adalah dengan melibatkan struktur organisasi itu sendiri.
Pertanyaan yang baik yang diajukan disini adalah,”Perubahan struktur mana saja yang perlu kita tempuh untuk menjadi lebih efisien dan efektif?”

V – Value Results and Relationship (Makna dari Hasil dan Hubungan)
Sikap yang penuh penghargaan kepada orang lain akan menuntun perilaku kita serta menjamin keberhasilan yang berkelanjutan.
Sering kali kita lupa bahwa hubungan yang baik dengan orang lain, siapapun itu, akan mendatangkan keuntungan.
Keberhasilan hubungan dengan anggota tim akan menentukan keberhasilan sebagai seorang pemimpin maupun pribadi.

E – Embody The Values (Mewujudkan Nilai-Nilai)
Kalau kita kehilangan kredibilitas sebagai seorang pemimpin, potensi kepemimpinan kita akan sangat terbatas.
Perlu di ketahui bahwa kepemimpinan sejati dibangun atas dasar sebuah kepercayaan. Salah satunya adalah dengan cara hidup konsisten dengan nilai-nilai yang kita gaungkan. Jika kita mengatakan bahwa disiplin proses itu penting, maka lakukanlah sesuatu untuk mendukung pernyataan tersebut sehingga orang lain akan percaya bahwa kita bersungguh-sungguh dengan ucapan kita.

Dari uraian di atas, kita melihat bahwa ada banyak cara memimpin dan tipe pemimpin. Ada yang memimpin karena memang dianugerahi jabatan sebagai seorang pemimpin tetapi ada pula yang memimpin dari hati untuk melayani orang-orang yang dipimpinnya. Ternyata, tipe pemimpin yang disebut terakhir ini lebih memberikan pencerahan dan ilham bagi semua orang.

Profil Pemimpin yang Bagaimanakah Diri Anda ?

Oleh : Susan Kevin

Figur seorang pemimpin pasti akan menjadi sorotan banyak orang. Segala macam tindak tanduknya akan menjadi santapan media untuk mengundang komentar baik positif ataupun negatif. Hal ini sepertinya sudah menjadi kondisi yang wajar terjadi mengingat seorang pemimpin adalah seorang yang sudah dipilih dari sekian banyak orang, yang diharapkan banyak orang (komunitas tertentu) untuk meraih tujuan mereka memilih seorang pemimpin. Suka tidak suka, seorang pemimpin pastinya akan menjadi perhatian banyak orang.

Kita lihat saat ini bagaimana luar biasanya dampak seorang pemimpin yang dianggap gagal memimpin komunitasnya. Seorang Hosni Mubarak begitu luar biasa didemo rakyatnya sendiri karena kecewa dengan pemimpinnya sendiri.

Dalam banyak situasi, orang cenderung memberikan komentar tidak hanya komentar positif. Segala macam dari seorang pemimpin bisa dijadikan bahan komentar, dari yang positif sampai dengan yang negatif. Pertanyaannya sekarang, apakah sulit menjadi seorang pemimpin?

Suatu kali seorang anak buah mengkritik atasannya yang dinilainya tidak fair dalam hal absensi. Atasan tidak (mau) absen sementara anak buah harus absen. Ini namanya dinilai anak buahnya tidak memberi contoh.

Posisi atasan yang selalu semua  gerak-geriknya terlihat, pastinya akan diikuti bawahannya. Apa yang dilakukan anak buah, segala macam komentar, pastinya atasan ybs tahu bahwa dia diperhatikan anak buahnya. Feedbacknya, ada atasan yang peka, ada juga yang pura-pura tidak tahu dan tidak mencari solusi harus bagaimana, ada juga yang terima saja kondisinya seperti itu tanpa peduli apa kata anak buah.

Atasan yang tidak mau membuka mata dan telinga adalah seorang yang tidak mau mendengar apa kata arus bawah. Segala sesuatu keputusan bahkan dapat diputuskannya sendiri tanpa peduli anak buah sanggup atau tidak, efektif atau tidak karena tidak didiskusikan sebelumnya dengan anak buah untuk mendapatkan masukan. Jika demikian, tidak ada team work disini.

Situasi yang demikian mestinya dapat menjadi pembelajaran yang baik bagi seorang atasan. Segala macam komentar yang masuk, baik buruk harusnya dapat diterima dan ditelaah baik-baik manakah yang dapat dilakukan untuk memperbaiki diri atau situasi yang sebelumnya dinilai kurang baik.


Kegagalan dan kesalahan biasanya dapat dilakukan oleh seorang bawahan, namun dengan demikian apakah seorang atasan tidak ada bagian disitu? Ada juga seorang atasan yang punya kebiasaan cuci tangan. 100 % kesalahan adalah kesalahan anak buah. Padahal sebenarnya dia lupa kesalahan itu terjadi sebagain karena tidak ada supervisi disitu. Seorang atasan yang demikian tidak akan disenangi anak buahnya. Seorang atasan yang berani pasang badan diomeli karena kesalahan anak buahnya, justru akan mengundang simpati (terutama) anak buahnya dan ybs akan bekerja lebih baik lagi di masa mendatang. Mana yang lebih baik menurut Anda?

Ada sebuah ungkapan yng mengatakan bahwa seorang atasan yang sukses adalah seorang yang bisa mengelola kesalahan-kesalahan yang timbul, dan bahkan bisa menprediksi sebelumnya dengan message belajar dari kesalahan.

Satu lagi yang harus diingat oleh seorang atasan. Jangan pernah sekalipun mempermalukan anak buah di depan forum. Ini sikap seorang atasan yang tidak gentle dan sama sekali tidak menyelesaikan masalah dan mau cari aman saja.

Atasan harus dapat membangun trust anak buahnya dan memberikan kesempatan anak buah untuk berkembang.

Self Improvement Sebagai Langkah Menuju Sukses

Oleh : Rulofine Handayani

Kesuksesan selalu ingin didapatkan dan diinginkan oleh banyak orang sebab hasil akhir dari semua yang dikerjakan dan dilakukan seseorang pastinya adalah sukses atau keberhasilan. Hal ini pastinya diinspirasi oleh yang memiliki suatu visi untuk mencapai sesuatu hal, dimiliki oleh yang berkeyakinan mendalam, dilaksanakan oleh yang ikhlas, dimulai oleh yang cerdas, dimenangkan oleh yang berani, diraih oleh yang sehat dan kuat, digerakkan oleh yang bermotivasi, diraih dengan perencanaan yang matang, dihasilkan oleh kerja selaras dalam tim, dan dilalui dengan kerja tuntas.

Untuk mencapai kesuksesan dan keberhasilan itu memang tidaklah gampang sekalipun kita sudah memiliki semua fasilitas yang mendukung namun jika tidak diimbangi dengan kemauan dari diri sendiri atau kita tidak mau mengembangkan diri sendiri maka semuanya akan sia-sia saja. Oleh sebab itu self improvement itu adalah bagian yang sangat penting sekali untuk menuju sukses.

Bagaimana caranya supaya kita bisa mengembangkan diri dan merubah diri kita sendiri yang selama ini mungkin kita merasa gagal dan gagal sebab hal yang terpenting adalah kesadaran dari diri kita sendiri yang mau bangkit serta mulai membuka pikiran dan wawasan kita terhadap dunia luar, ataupun terhadap pihak luar. Caranya adalah dimulai dengan membaca dan membuka jendela internet untuk membuka wawasan serta pikiran kita terhadap banyak hal, dengan demikian jangan buat diri kita berdiam begitu saja tanpa kita berbuat apa-apa namun kita harus bisa membuat kesuksesan yang dimulai dari self improvement serta terus menerus dikembangkan sehingga dengan semangat dan kerja keras maka akan membuat kita berhasil dan sukses di dalam segala bidang. Selamat Mencoba self improvement dan pastikan anda akan sukses serta berhasil di dalamnya.

The Power of Liking

Kita akan berbagi mengenai betapa berharganya kemampuan seseorang untuk menjadikan dirinya disukai oleh lingkungannya dalam kesuksesannya di masa depan.

Sebuah penelitian menunjukkan bahwa para dokter yang pernah dituntut oleh para pasiennya karena kesalahan pengobatan ternyata tidak berarti dia pernah melakukan kesalahan seperti yang dituntutkan kepadanya, bukan pula karena dia melakukan kesalahan profesional atau melanggar kode etik yang ada, tapi karena mereka dibenci dan tidak disukai oleh pasiennya selama masa pengobatan. Para dokter yang dituntut ini didapati bukannya melakukan kesalahan dalam pengobatan, tapi tidak mampu menunjukkan emosi dan empati pada pasien dan kelurganya selama masa pengobatan berlangsung.

Sebaliknya, para dokter yang meskipun pernah melakukan kesalahan kecil dalam praktek pengobatannya, tapi mampu menunjukkan emosi dan empati yang tepat pada pasien dan keluarganya selama pengobatan tidak pernah dituntut atas kesalahannya tersebut. Mereka bahkan cenderung mendapat pasien lebih banyak dibandingkan dengan dokter-dokter yang memiliki skill lebih tinggi tapi tidak menunjukkan tingkat emosi yang sesuai dengan harapan pasien.

Penemuan ini sangat mengejutkan, mengingat bagaimana the power of liking: kemampuan kita untuk disukai orang lain, dapat membuat kita lebih cepat sukses dan lepas dari segala kesalahan. Hal ini juga telah terbukti berulang kali, tidak peduli apakah kita karyawan, manager, CEO, atau pemilik sebuah bisnis, kita akan lebih mudah dimaafkan dan dibela bila orang-orang di sekitar kita menyukai kita.

Ini adalan kunci kecil yang sering terlewatkan dalam kehidupan kita. Bagaimana semestinya hal-hal kecil seperti tersenyum, memuji dengan tulus, menghargai orang lain, sikap-sikap yang dalam kehidupan kita dapat membuat kita lebih disukai oleh orang lain, akan sangat membentu diri kita sendiri juga dalam meraih kesuksesan di kemudian hari. Intinya adalah bagaimana membuat orang dapat menyukai diri kita dengan tulus, bukan karena kita menjilat mereka, sehingga merekalah yang akan berusaha mati-matian demi apa yang kita inginkan.

Sahabat, kitapun kiranya mulai memperhatikan hal ini. Karena meskipun di permukaan tampaknya sederhana, kemampuan anda untuk disukai orang lain mungkin saja bisa membantu anda dalam negosiasi besar bagi bisnis anda.